Hélène Colon est la fondatrice de la société AldebaRHan. Elle intervient comme Directrice des Ressources Humaines (DRH) à temps partagé dans des PME. Nous avons interrogé Hélène sur la mise en place d’un SIRH (Système d’Information Ressources Humaines) dans une PME. Hélène possède une expertise terrain pour ce type de projet.
Bonjour Hélène, merci de répondre à ces quelques questions qui vont nous permettre de comprendre votre rôle et votre valeur ajoutée pour installer un SIRH dans le cadre d’une mission menée chez un de vos clients.
Pour commencer, pouvez-vous nous expliquer le contexte de votre mission ?
H.C. : Oui. Je suis intervenue auprès d’un groupe de PME pour mettre en place un SIRH commun. Ces entreprises, dans le domaine du service, appartiennent à un petit groupe créé par un fonds d’investissement qui a procédé à 3 rachats successifs de PME, entre 2017 et fin 2020. En France, ces 3 entreprises représentent 150 salariés.
La direction générale souhaitait mettre en place une organisation commune avant d’envisager une fusion des 3 entreprises. C’est pourquoi le management m’a confié la mission de mettre en place un SIRH commun, concomitamment à l’harmonisation des statuts (dont je m’occupe également). Une étape nécessaire pour préparer la fusion.
Les 3 entités avaient des systèmes de paie différents, une des sociétés avait un suivi des absences automatisé, alors que chez les 2 autres tout était réalisé manuellement. Sachant que les salariés sont en multisites et souvent sur le terrain, nous voulions faire en sorte de simplifier non seulement le travail des RH, mais également celui des salariés et des managers, en harmonisant un maximum de tâches administratives. Avant de choisir un SIRH, il a fallu mettre à plat tous les process de paie et d’administration du personnel.
Quel a été le processus pour parvenir à implémenter un outil commun de gestion des RH ?
H.C. : Un SIRH gère de nombreuses données. Les principales sont la paie, la partie administration du personnel (gestion des absences, gestion du temps de travail), et surtout la gestion des ressources humaines (entretiens annuels, recrutements, formations). Dans le cas présent, l’idée de départ était de mettre en route un SIRH, d’abord pour la France, puis dans un second temps pour différents pays européens. À l’échelle européenne, 300 personnes sont concernées.
La 1ère étape à consister à bien comprendre les objectifs, délimiter les besoins, et rédiger un cahier des charges. J’ai donc mené des entretiens avec les dirigeants et les RH des 3 entités. Ma connaissance de l’activité et du fonds d’investissement m’ont permis de cerner les attendus. J’ai managé dans ma carrière des équipes dédiées à la paie, une expérience précieuse qui m’a permis de bien comprendre les enjeux.
Après avoir créé mon cahier des charges validé par le comité de pilotage mis en place pour ce projet, j’ai consulté des éditeurs informatiques spécialisés dans les SIRH. Il est crucial de poser les bonnes questions, ce que j’ai fait grâce à ma connaissance pointue des métiers RH. J’ai aussi fait appel à mon réseau pour recueillir des avis. J’avais une quadruple contrainte : que l’outil puisse être installé dans différents pays européens, un outil très simple d’utilisation et un budget et des ressources humaines internes limités (2 RRH en appui à l’échelle de 3 entreprises).
Avant de faire passer mon cahier des charges, j’ai regardé en détail les offres des éditeurs et leurs spécificités. J’ai donc fait une 1ère sélection. Puis, après l’envoi du cahier des charges, 2 éditeurs se sont montrés intéressés. Malheureusement, l’éditeur qui répondait le mieux à l’harmonisation de l’outil pour gérer les paies dans plusieurs pays européens proposait un budget trop élevé.
Finalement, nous avons décidé pour la France d’utiliser un système de paie hébergé chez un expert-comptable avec un accès aux données facilité et interactif, et sur lequel les équipes RH ont la main. Sur les autres besoins (absences, gestion des temps, gestion RH), nous avons décidé de faire confiance à un éditeur SIRH, dont nous utilisions déjà les services en France, dans 1 des 3 PME, pour la gestion des absences. Nous avons donc déployé la solution de ce prestataire pour l’ensemble des besoins hors paie, dans un 1er temps sur l’activité française et sur la gestion administrative. Nous prévoyons de le faire dans un second temps à l’échelle européenne, et sur les autres modules du SIRH.
Après la consultation et le choix, vient l’heure d’installer les solutions ?
H.C. : En effet. J’ai dirigé la phase de mise en place. Ce qui passe par le pilotage des équipes RH internes qui ont dû fournir beaucoup de documents, et faire des tests. Un travail fastidieux par exemple pour récupérer les données de paie rentrées dans des systèmes différents. J’ai encadré le travail des équipes de paramétrage (expert-comptable, éditeur du SIRH). J’ai aussi supervisé la mise en place des premiers modules, le tout avec des délais de livraison très serrés.
J’ai également veillé à la formation des managers et des équipes pour la prise en main des nouveaux outils.
Quelles qualités faut-il avoir pour gérer ce genre de projets ?
H.C. : Une connaissance fine des process RH d’une PME, et surtout un esprit synthétique. De très bonnes qualités d’analyse sont nécessaires (comparer les offres). Enfin, il faut savoir gérer un projet à enjeu fort, ici dans un temps assez court. Entre la contractualisation et la mise en place des solutions, il s’est écoulé 2 ½ mois.
Cette expérience m’a amené à connaître de manière approfondie les différentes offres des éditeurs de logiciel SIRH sur le marché. On peut donc me consulter sur ce type de projet…
